Всему свое место: как обустроить кабинет бухгалтера

Время чтения: 3 минуты

• Введение
• Где хранить документы в бухгалтерии?
• Где хранить наличные деньги в бухгалтерии?
• Где хранить трудовые книжки и личные дела в бухгалтерии?
• Заключение

Даже в небольшом кабинете бухгалтера обычно хранится огромное количество важных документов. Чтобы ни один сотрудник бухгалтерии не потерялся среди папок, а в рабочем помещении отдела царила атмосфера уюта, важно все расставить по местам и правильно организовать процесс хранения. О том, как это лучше сделать, расскажем дальше в нашей статье. 

Где хранить документы в бухгалтерии?

Для первичной документации в кабинете бухгалтера идеальным местом хранения являются открытые архивные стеллажи: все самые востребованные папки будут всегда на виду. Чтобы время на поиск нужного договора или платежки было минимальным, расставляйте их строго в хронологическом порядке. 

Если объемы проходящей через бухгалтерию бумажной документации внушительны, то для стеллажей рекомендуем еще в начале обустройства полностью выделить одну стену кабинета: первичные документы будут хранится у вас как минимум 1 год для возможности подтверждения финансовых операций. Если под хранение бухгалтерских документов вам придется выделить целое помещение, то предлагаем руководство по расчету оптимального количества стеллажей.

Лайфхак. Папки на стеллаже в кабинете бухгалтерии подписывайте печатным шрифтом одинакового размера. Лучше всего наши глаза воспринимают классические шрифты, такие как "Calibri", "Arial" и "Times New Roman".

Таким образом, с помощью архивного шкафа и стеллажа вы сможете обеспечить оперативный доступ к часто востребованным бухгалтерским документам, а также сохранить от посторонних глаз секретную информацию. В некоторых случаях, этого набора будет достаточно. Но в кабинете бухгалтера могут хранится и другие ценности, о которых речь пойдет дальше.

Где хранить наличные деньги в бухгалтерии?

Вне зависимости от суммы, деньги нужно хранить под надежным замком. Конечно, можно попробовать положить наличные в закрывающийся ящик рабочего стола. Но для большей безопасности и собственного спокойствия лучше доверить наличные металлической тумбе с трейзером. Еще более надежным вариантом для обустройства кабинета бухгалтера станут огневзломостойкие сейфы, которые спасут содержимое как от несанкционированного доступа, так и от огня. 

Как правило, бухгалтерские сейфы отличаются небольшими размерами, что позволяет расположить его прямо под рабочим столом, прикрутив к столешнице или боковой опоре, с целью защиты от посторонних глаз. 

Если помимо денег в сейфе вы собираетесь хранить папки с документами, то отличным решением станут сейфы с дополнительным кассовым отделением внутри, которое запирается на отдельный ключ. 

Про хранение основных бухгалтерских документов и ценностей вы уже узнали. Но часто, помимо основных обязанностей, отдел бухгалтерии берет на себя функции кадрового учета. Это означает, что при обустройстве кабинета бухгалтерии следует предусмотреть место для хранения трудовых книжек и личных дел. 

Где хранить трудовые книжки и личные дела в бухгалтерии?

Учитывая, что сведения из этих документов попадают под закон о защите персональных данных, то для хранения трудовых книжек и личных дел лучше всего подойдут картотечные шкафы, которые запираются на ключ и позволяют удобно систематизировать содержимое в хронологическом или алфавитном порядке. 

Картотечные шкафы для кабинета бухгалтера следует выбирать исходя из формата документов. Так, для трудовых книжек наиболее удобными будут картотечные шкафы для формата А5, а для личных дел - картотечные шкафы формата А4. 

Размер картотечного шкафа можно выбрать, спрогнозировав примерный объем документов. Если количество трудовых книжек в кабинете бухгалтера соответствует списочному составу сотрудников, то для личных дел стоит предусмотреть побольше свободных полок: срок их хранения в организации составляет 10 лет.

Ответственность за обеспечение сохранности документов сотрудника полностью лежит на работодателе, а за их порчу или утерю он должен будет заплатить штраф. Поэтому выборе мебели для кабинета бухгалтера стоит заранее подумать о том, как организовать хранение этих документов, чтобы избежать головной боли в будущем.

Заключение

Поддерживать порядок в кабинете бухгалтера даже при большом объеме документов легко, если есть соответствующие системы хранения. Всю мебель, которая может потребоваться для обустройства кабинета бухгалтерии, вы легко найдете в нашем каталоге – заходите и выбирайте!